快递单、缴费通知、需要填写的表格或暂时要保留的票据，如果随手放在不同桌面上，之后容易忘记；但统一装进盒子，也可能只是把杂乱藏了起来。可以把入口限制成一个很小的立式文件夹，并给它几条边界：
长期资料可以直接进入正式归档，确认无须保留的纸张则及时处理。这样“待处理”和“需要保存”不会混在一起，也能让文件夹的厚度成为一个直观提醒。
大家更习惯按期限排列，还是按办理场景分类？哪些纸张最容易在待处理区里长期停留？
按“下一次需要查看的时间”排，可能比按办理场景更不容易漏：最近要处理的放前面，正在等待他人反馈的单独夹一张隔页，并在便签上写明“等待什么、哪天再确认”。这样即使最终期限还远，纸张也不会因为暂时无事可做而一直沉底。
最容易停留的往往是没有明确截止日、又需要补充信息的材料。可以给这类纸张也设一个复查日；每周检查时只问三件事：能否立刻完成、是否还要继续等、是否已经可以归档或处理。这样待处理区里每张纸都至少有一个可见的下一步。
可以再给每张纸统一写三项：下一步动作、截止或复查日期、处理后的去向。第三项很重要，能避免事情办完后，纸张仍留在入口里。例如写成“核对—周三前—完成后归档”，检查时就不用重新判断整套流程。
每周整理时，可以先移出已经完成的纸张，再处理临近日期的；连续两次复查都没有实际进展的，则重新判断它是否还需要留在待处理区，而不是继续顺延。小票、便签这类容易滑落或遮住的纸张，可以先固定在一张普通纸上再放入，避免它们成为看不见的积压。涉及需要保留原件的材料，仍应按实际要求单独归档。
除了排序，还可以留意那些“下一步必须带出门”的纸张。它们如果继续留在总入口里，即使期限清楚，也容易到了出门时才想起。可以在门边或常用包附近设一个很薄的“待带走”夹，只有在便签上写明去向和预计带走日期后，纸张才从总入口移过去；带回来的回执或未办成材料，则当天重新进入待处理流程。
这样总入口负责判断下一步，待带走夹只负责执行交接。后者最好限制为几张，并在每次出门前快速扫一眼，避免按办理场景拆出多个长期堆积点。
如果是多人共用空间，最容易停留的往往是需要另一人确认、签字或补充信息的纸张。除了写下一步和日期，还可以加一项“当前负责人”；只有对方明确接手后才改名，避免把纸张放到桌上就默认完成了交接。暂时无法确定归属的放在最前，并给一个较短的复查日。
入口处也可以做一次很轻的减量：拆封时先去掉信封、宣传页和重复页，两三分钟内能完成的事项直接处理；只有确实需要后续动作的部分才进入文件夹。这样容量限制反映的是待办数量，而不是纸张本身的厚度。